Mediation in HR: voorbereiden zonder mediation in onderzoek te veranderen

Mediation in HR heeft een grensprobleem

Mediation in HR kan waardevol zijn, maar staat vaak dicht bij andere organisatieprocessen. Dezelfde werkgever kan klachten, onderzoeken, performance management, disciplinaire stappen, aanpassingen en workplace mediation behandelen. Deelnemers weten niet altijd welk proces zij ingaan.

Als mediation voelt als een onderzoek, zullen deelnemers zich eerder verdedigen dan open spreken. Als het voelt als performance management, focussen zij mogelijk op risico in plaats van oplossing. Als het informeel voelt maar later formeel wordt gebruikt, kan vertrouwen afbreken.

Goede HR-mediationvoorbereiding moet het geschil en het proces verduidelijken zonder de mediator in een onderzoeker of beslisser te veranderen.

Verduidelijk het proces voordat u het verhaal verduidelijkt

Voordat om gedetailleerde relazen wordt gevraagd, moeten HR-teams en mediators duidelijk zijn over de rol van het proces. De voorbereidingsfase moet duidelijk maken wie als mediator of facilitator optreedt, welke informatie de mediator ontvangt, of het voorbereidingsmateriaal alleen voor de mediator is, wat de mediator niet zal beslissen, hoe vertrouwelijkheid wordt behandeld en of er een afzonderlijk HR-, juridisch of disciplinair proces bestaat.

Iemand die denkt bewijs voor een onderzoek te geven, zal anders reageren dan iemand die begrijpt dat die zich voorbereidt op een gefaciliteerd gesprek.

Wat HR-conflictoplossingsvoorbereiding moet vastleggen

Zodra de procesgrens duidelijk is, kan voorbereiding focussen op de inhoud van het conflict. Nuttige HR-mediationvoorbereiding kan vastleggen wat elke persoon zegt dat er is gebeurd, of de kwestie gaat over één gebeurtenis of een patroon, hoe de werkrelatie is beïnvloed, welke communicatieproblemen terugkeren, of rolverwachtingen onduidelijk zijn en wat volgens elke persoon moet veranderen om productief te kunnen blijven samenwerken.

Deze informatie helpt de mediator of conflictprofessional zich voor te bereiden. Zij mag niet worden behandeld als onderzoeksbevindingen.

Houd mediation gescheiden van onderzoek

HR-teams kunnen in sommige situaties onderzoek nodig hebben. Mediation is daar geen vervanging voor. Als de organisatie moet vaststellen of wangedrag heeft plaatsgevonden, kan een ander proces nodig zijn.

Mediationvoorbereiding moet daarom taal vermijden die suggereert dat de mediator zal bepalen wat er is gebeurd, geloofwaardigheid zal toetsen, beleidsschendingen zal beslissen, discipline zal aanbevelen of juridische conclusies zal trekken.

De mediator kan nog steeds zorgvuldige vragen stellen. De mediator kan deelnemers nog steeds helpen kwesties en mogelijke toekomstige afspraken te identificeren. De grens is dat mediationvoorbereiding gesprek ondersteunt, geen adjudicatie.

Hoe Disputell HR-mediationvoorbereiding ondersteunt

Disputell kan mediation in HR ondersteunen door elke deelnemer een afzonderlijke begeleide voorbereidingsflow te geven en de mediator een claim-gebaseerde werksamenvatting te geven die alleen voor de mediator is.

De samenvatting kan het relaas van elke kant, tijdlijnpunten, hiaten, tegenstrijdigheden, onzekerheden en mogelijke mediationrelevante vragen markeren. Zij onderzoekt niet, verifieert geen feiten, doet geen geloofwaardigheidsoordelen, geeft geen juridisch advies en beveelt geen arbeidsrechtelijke uitkomsten aan.

Praktische conclusie

Mediation in HR werkt het best wanneer de organisatie duidelijk is over procesgrenzen voordat deelnemers wordt gevraagd het geschil uit te leggen. Voorbereiding moet de mediator helpen de zorgen van elke kant te begrijpen, maar mag mediation niet veranderen in onderzoek of advies.