Préparation à la médiation: ce dont les médiateurs ont besoin avant la première séance

Le problème commence avant que quiconque entre dans la salle

La préparation à la médiation échoue souvent à un endroit familier: la première séance commence avant que le médiateur ait une image de travail claire du différend. Chaque partie peut avoir envoyé des courriels, formulaires, actes de procédure ou une courte note de contexte, mais le médiateur doit encore consacrer le début de la séance à distinguer chronologie et émotion, clarifier ce qui est allégué et identifier ce qui manque.

Cela ne signifie pas que les parties n'ont pas préparé. Cela signifie généralement que la préparation n'était pas structurée autour de la tâche du médiateur.

Pour un participant, se préparer peut signifier décider quoi dire, rassembler des documents ou réfléchir à des résultats possibles. Pour un médiateur, la préparation signifie autre chose. Le médiateur doit comprendre assez de la perspective de chaque partie pour gérer la première conversation de façon responsable sans traiter l'un ou l'autre récit comme un fait vérifié.

Ce que la préparation à la médiation devrait donner au médiateur

La préparation la plus utile n'est pas un long récit de chaque partie. Les longs récits peuvent être précieux, mais ils sont souvent inégaux. Une partie peut écrire cinq pages. Une autre peut écrire deux phrases. L'une peut se concentrer sur les dates et les documents. Une autre peut se concentrer sur le fait de s'être sentie ignorée, humiliée ou mise de côté.

Un médiateur a généralement besoin de plusieurs choses sous une forme plus organisée:

• Ce que chaque partie dit s'être passé.
• La chronologie approximative sur laquelle chaque partie s'appuie.
• Les questions que chaque partie semble traiter comme centrales.
• Les endroits où les récits se recoupent.
• Les endroits où les récits divergent.
• Les détails manquants qui peuvent exiger des questions prudentes.
• Les préoccupations émotionnelles ou relationnelles qui peuvent affecter le processus.
• Toute incertitude qui ne devrait pas être traitée comme un fait.

C'est là que la préparation en médiation et la préparation à la médiation se chevauchent. La préparation recueille le matériel. La préparation transforme ce matériel en compréhension de travail.

Pourquoi la préparation devrait préserver l'incertitude

L'une des parties les plus importantes de la préparation consiste à savoir ce qu'il ne faut pas conclure. Si une partie dit qu'une échéance a été manquée, le médiateur peut devoir savoir que cette prétention existe. Mais sauf si le dossier a été vérifié par un processus approprié, le médiateur ne devrait pas la traiter comme établie.

Par exemple, dans une médiation au travail, un employé peut dire qu'un gestionnaire l'a exclu de réunions importantes. Le gestionnaire peut dire que les réunions étaient opérationnelles et sans lien avec le rôle de cet employé. La valeur de préparation ne consiste pas à décider quelle déclaration est vraie. Elle consiste à voir que la première séance peut devoir aborder les attentes de communication, la clarté des rôles et la signification que chaque partie attache à l'exclusion.

Dans un différend commercial, un associé peut dire que l'autre a changé les conditions de paiement sans consentement. L'autre peut dire que le changement suivait des mois d'accord informel. Le médiateur peut préparer des questions sur la chronologie, le consentement, la tenue de dossiers et les règles de fonctionnement futures sans traiter l'un ou l'autre récit comme vérifié.

La préparation à la médiation n'est pas du coaching de partie

Les recherches sur comment se préparer à la médiation portent souvent sur ce que les participants devraient apporter ou dire. Ce contenu peut être utile, mais les médiateurs doivent être prudents. La préparation ne devrait pas devenir du conseil juridique, du coaching stratégique ou une façon de renforcer l'argument d'une partie.

Pour une préparation menée par le médiateur, l'angle le plus sûr est la clarté du processus: aider chaque partie à expliquer son récit, poser des questions neutres qui font émerger le contexte et la chronologie, éviter de dire à une partie quel résultat rechercher et garder la contribution du participant séparée de l'analyse du médiateur.

Une couche de préparation pour les médiateurs

Disputell est construit autour de ce rôle plus étroit de préparation. Chaque partie complète une conversation de préparation guidée séparée avant la médiation. Le médiateur reçoit ensuite un résumé réservé au médiateur qui organise les récits et préoccupations, les points de chronologie, les lacunes, les contradictions, les incertitudes et les questions possibles pertinentes pour la médiation. C'est pourquoi la préparation en médiation devrait être traitée comme une préparation, et pas seulement comme de l'administration.

Le rapport est un document de travail, pas une constatation de fait. Les parties ne voient pas la préparation de l'autre partie et ne voient pas le rapport du médiateur. Le médiateur demeure responsable du jugement, de la conception du processus, des questions et du recadrage.

Conclusion pratique

La préparation à la médiation est la plus forte lorsqu'elle donne au médiateur un point de départ clair tout en préservant neutralité et incertitude. Le but n'est pas de savoir ce qui s'est passé avant le début de la séance. Le but est de savoir ce qui exige de l'attention, ce qui est obscur et où de meilleures questions peuvent aider la première conversation à avancer plus utilement.