Εργασιακή διαμεσολάβηση: Τι να διευκρινιστεί πριν από την πρώτη συνάντηση

Οι εργασιακές διαφορές φτάνουν με περισσότερα από γεγονότα

Η εργασιακή διαμεσολάβηση σπάνια αρχίζει ως καθαρή διαφωνία για ένα γεγονός. Μέχρι να εμπλακεί ένας διαμεσολαβητής ή μια ομάδα συγκρούσεων HR, η διαφορά συχνά περιλαμβάνει ιστορικό, σύγχυση ρόλων, ζητήματα κύρους, τόνο, αντιληπτή αδικία και φόβο για το τι θα συμβεί μετά τη συνάντηση.

Ένας εργαζόμενος μπορεί να περιγράφει ένα μοτίβο υπονόμευσης. Ένας διευθυντής μπορεί να περιγράφει επαναλαμβανόμενες ανησυχίες απόδοσης. Ένας συνάδελφος μπορεί να λέει ότι αποκλείστηκε. Άλλος μπορεί να λέει ότι προσπαθούσε να αποφύγει την κλιμάκωση. Κάθε άτομο μπορεί να αφηγείται την ιστορία από διαφορετική διαδικαστική και συναισθηματική θέση.

Αν ο διαμεσολαβητής τα ακούσει όλα αυτά για πρώτη φορά στην αίθουσα, το αρχικό στάδιο μπορεί να γίνει υπερφορτωμένο. Η καλύτερη προετοιμασία δεν αφαιρεί αυτή τη δουλειά, αλλά δίνει στον διαμεσολαβητή πιο σταθερό σημείο εκκίνησης.

Τι να διευκρινιστεί πριν από την εργασιακή διαμεσολάβηση

Πριν από την πρώτη συνάντηση, ο διαμεσολαβητής δεν χρειάζεται να αποφασίσει ποιος έχει δίκιο. Στις περισσότερες περιπτώσεις, το πιο χρήσιμο έργο είναι να διευκρινιστεί το πεδίο.

• Τα γεγονότα που κάθε συμμετέχων θεωρεί κεντρικά.
• Η εργασιακή σχέση που επηρεάζεται από τη διαφορά.
• Τυχόν σημεία χρονολογίου που μπορεί να έχουν σημασία.
• Αν η διαφορά αφορά συμπεριφορά, επικοινωνία, προσδοκίες ρόλου, φόρτο εργασίας, εμπιστοσύνη ή κάτι άλλο.
• Τι πιστεύει κάθε άτομο ότι χρειάζεται να αλλάξει.
• Τυχόν πρακτικοί περιορισμοί, όπως γραμμές αναφοράς ή συνεχιζόμενη συνεργασία.
• Κενά ή αντιφάσεις που χρειάζονται προσεκτική διερεύνηση.

Αυτό δεν είναι νομική αξιολόγηση ούτε έρευνα HR. Στη διαμεσολάβηση, η αξία της προετοιμασίας είναι λειτουργική.

Γιατί η χωριστή συμβολή έχει σημασία

Σε εργασιακή σύγκρουση, οι συμμετέχοντες μπορεί να διστάζουν να μιλήσουν καθαρά αν πιστεύουν ότι τα λόγια τους θα κοινοποιηθούν αμέσως στην άλλη πλευρά, στη διοίκηση ή σε επίσημο φορέα λήψης αποφάσεων. Ακόμη και όταν η διαμεσολάβηση είναι εθελοντική και εμπιστευτική μέσα σε καθορισμένα όρια, οι συμμετέχοντες μπορεί να ανησυχούν για αντίποινα, φήμη ή παρεξήγηση.

Οι χωριστοί χώροι προετοιμασίας μπορούν να βοηθήσουν. Επιτρέπουν σε κάθε άτομο να εξηγήσει τη διαφορά ιδιωτικά πριν ο διαμεσολαβητής αποφασίσει πώς θα δομήσει την πρώτη συζήτηση.

Για παράδειγμα, αν ένας εργαζόμενος περιγράφει επαναλαμβανόμενες διακοπές στις συναντήσεις και άλλος περιγράφει μια ομάδα με γρήγορο ρυθμό, ο διαμεσολαβητής μπορεί να προετοιμαστεί να διερευνήσει κανόνες επικοινωνίας αντί να αρχίσει με επίρριψη ευθύνης. Αν ένας διευθυντής βλέπει το ζήτημα ως λογοδοσία και ένας εργαζόμενος το βλέπει ως ασέβεια, ο διαμεσολαβητής μπορεί να εντοπίσει αυτή τη διαφορά νωρίς και να αποφύγει να αντιμετωπίσει τη σύγκρουση μόνο ως σύγκρουση προσωπικοτήτων.

Το πλαίσιο HR έχει σημασία

Η διαμεσολάβηση σε περιβάλλοντα HR μπορεί να είναι ιδιαίτερα ευαίσθητη επειδή οι συμμετέχοντες μπορεί να μην γνωρίζουν πού τελειώνει η διαμεσολάβηση και πού αρχίζει η διοικητική εξουσία. Αν ο ίδιος οργανισμός χειρίζεται απόδοση, πειθαρχία, καταγγελίες και παραπομπές σε διαμεσολάβηση, η διαδικασία πρέπει να εξηγείται προσεκτικά. Αυτή η διάκριση γίνεται ακόμη πιο σημαντική στην εργασιακή διαμεσολάβηση.

Η προετοιμασία πρέπει να βοηθά να διευκρινιστεί ποιος θα λάβει ποιες πληροφορίες, ποιος είναι ο ρόλος του διαμεσολαβητή, τι δεν θα αποφασίσει ο διαμεσολαβητής, αν η διαδικασία είναι εθελοντική ή υποχρεωτική, πώς θα χρησιμοποιηθούν σημειώσεις ή συνόψεις και ποια όρια εμπιστευτικότητας ισχύουν σε αυτόν τον οργανισμό.

Προσεκτική χρήση καθοδηγούμενης προετοιμασίας

Το Disputell μπορεί να υποστηρίξει την εργασιακή διαμεσολάβηση δίνοντας σε κάθε συμμετέχοντα χωριστή καθοδηγούμενη ροή προετοιμασίας πριν από την πρώτη συνεδρία. Ο διαμεσολαβητής λαμβάνει μια σύνοψη εργασίας μόνο για τον διαμεσολαβητή, βασισμένη σε ισχυρισμούς, που μπορεί να αναδεικνύει σημεία χρονολογίου, ανησυχίες, κενά, αντιφάσεις και πιθανές ερωτήσεις.

Το εργαλείο δεν διερευνά την εργασιακή διαφορά, δεν επαληθεύει γεγονότα, δεν κρίνει αξιοπιστία και δεν προτείνει εργασιακά αποτελέσματα. Δίνει στον διαμεσολαβητή ή στον επαγγελματία διαχείρισης συγκρούσεων ένα δομημένο σημείο εκκίνησης, αφήνοντας την κρίση για τη διαδικασία εκεί όπου ανήκει.

Πρακτικό συμπέρασμα

Η εργασιακή διαμεσολάβηση λειτουργεί καλύτερα όταν ο διαμεσολαβητής κατανοεί το σχήμα της σύγκρουσης πριν από την πρώτη συνάντηση, αλλά δεν αντιμετωπίζει τις αρχικές αφηγήσεις ως διαπιστώσεις. Μια σαφής διαδικασία προετοιμασίας μπορεί να αναδείξει τις σωστές ερωτήσεις, να προστατεύσει χωριστές οπτικές και να μειώσει τον χρόνο που δαπανάται στην αίθουσα για το ξεμπέρδεμα του βασικού ιστορικού.