Προετοιμασία διαμεσολάβησης: Τι χρειάζονται οι διαμεσολαβητές πριν από την πρώτη συνεδρία
Το πρόβλημα αρχίζει πριν μπει κανείς στην αίθουσα
Η προετοιμασία διαμεσολάβησης αποτυγχάνει συχνά σε ένα γνώριμο σημείο: η πρώτη συνεδρία αρχίζει πριν ο διαμεσολαβητής αποκτήσει καθαρή εικόνα της διαφοράς. Κάθε πλευρά μπορεί να έχει στείλει email, έντυπα, δικόγραφα ή ένα σύντομο σημείωμα ιστορικού, αλλά ο διαμεσολαβητής ακόμη πρέπει να ξοδέψει χρόνο στην αρχή της συνεδρίας ξεχωρίζοντας χρονολογία από συναίσθημα, διευκρινίζοντας τι ισχυρίζεται κάθε πλευρά και εντοπίζει τι λείπει.
Αυτό δεν σημαίνει ότι τα μέρη απέτυχαν να προετοιμαστούν. Συνήθως σημαίνει ότι η προετοιμασία δεν δομήθηκε γύρω από το έργο του διαμεσολαβητή.
Για έναν συμμετέχοντα, προετοιμασία μπορεί να σημαίνει να αποφασίσει τι θα πει, να συγκεντρώσει έγγραφα ή να σκεφτεί πιθανά αποτελέσματα. Για έναν διαμεσολαβητή, η προετοιμασία σημαίνει κάτι διαφορετικό. Ο διαμεσολαβητής χρειάζεται να κατανοήσει αρκετά από την οπτική κάθε πλευράς ώστε να διαχειριστεί υπεύθυνα την πρώτη συζήτηση χωρίς να αντιμετωπίζει καμία εκδοχή ως επαληθευμένο γεγονός.
Τι πρέπει να δίνει η προετοιμασία στον διαμεσολαβητή
Η πιο χρήσιμη προετοιμασία δεν είναι μια μακρά αφήγηση από κάθε πλευρά. Οι μακρές αφηγήσεις μπορεί να είναι πολύτιμες, αλλά συχνά είναι άνισες. Ένα μέρος μπορεί να γράψει πέντε σελίδες. Άλλο μπορεί να γράψει δύο προτάσεις. Ένα μπορεί να εστιάσει σε ημερομηνίες και έγγραφα. Άλλο μπορεί να εστιάσει στο πώς ένιωσε ότι αγνοήθηκε, ντροπιάστηκε ή παραγκωνίστηκε.
Ο διαμεσολαβητής συνήθως χρειάζεται αρκετά πράγματα σε πιο οργανωμένη μορφή:
- Τι λέει κάθε πλευρά ότι συνέβη.
- Το πρόχειρο χρονολόγιο στο οποίο βασίζεται κάθε πλευρά.
- Τα ζητήματα που κάθε πλευρά φαίνεται να θεωρεί κεντρικά.
- Τα σημεία όπου οι εκδοχές συμπίπτουν.
- Τα σημεία όπου οι εκδοχές αποκλίνουν.
- Λεπτομέρειες που λείπουν και μπορεί να χρειαστούν προσεκτικές ερωτήσεις.
- Συναισθηματικές ή σχεσιακές ανησυχίες που θα μπορούσαν να επηρεάσουν τη διαδικασία.
- Οποιαδήποτε αβεβαιότητα που δεν πρέπει να αντιμετωπιστεί ως γεγονός.
Εδώ η προκαταρκτική φάση διαμεσολάβησης και η προετοιμασία διαμεσολάβησης επικαλύπτονται. Η προκαταρκτική φάση διαμεσολάβησης συλλέγει το υλικό. Η προετοιμασία μετατρέπει αυτό το υλικό σε κατανόηση εργασίας.
Γιατί η προετοιμασία πρέπει να διατηρεί την αβεβαιότητα
Ένα από τα πιο σημαντικά μέρη της προετοιμασίας είναι να γνωρίζει κανείς τι να μη συμπεράνει. Αν μία πλευρά λέει ότι χάθηκε μια προθεσμία, ο διαμεσολαβητής μπορεί να χρειάζεται να γνωρίζει ότι αυτός ο ισχυρισμός υπάρχει. Όμως, εκτός αν το αρχείο έχει επαληθευτεί μέσα από κατάλληλη διαδικασία, ο διαμεσολαβητής δεν πρέπει να τον αντιμετωπίζει ως αποδεδειγμένο.
Για παράδειγμα, σε εργασιακή διαμεσολάβηση, ένας εργαζόμενος μπορεί να λέει ότι ένας διευθυντής τον απέκλεισε από σημαντικές συναντήσεις. Ο διευθυντής μπορεί να λέει ότι οι συναντήσεις ήταν επιχειρησιακές και άσχετες με τον ρόλο του εργαζομένου. Η αξία προετοιμασίας δεν βρίσκεται στο να αποφασιστεί ποια δήλωση είναι αληθής. Βρίσκεται στο να φανεί ότι η πρώτη συνεδρία μπορεί να χρειαστεί να αντιμετωπίσει προσδοκίες επικοινωνίας, σαφήνεια ρόλου και το νόημα που κάθε πλευρά αποδίδει στον αποκλεισμό.
Σε επιχειρηματική διαφορά, ένας εταίρος μπορεί να λέει ότι ο άλλος άλλαξε όρους πληρωμής χωρίς συναίνεση. Ο άλλος μπορεί να λέει ότι η αλλαγή ακολούθησε μήνες άτυπης συμφωνίας. Ο διαμεσολαβητής μπορεί να προετοιμάσει ερωτήσεις γύρω από χρονολόγιο, συναίνεση, τήρηση αρχείων και μελλοντικούς κανόνες λειτουργίας χωρίς να αντιμετωπίζει καμία εκδοχή ως επαληθευμένη.
Η προετοιμασία διαμεσολάβησης δεν είναι προπονητικός μέρους
Οι αναζητήσεις για το πώς να προετοιμαστεί κανείς για διαμεσολάβηση συχνά εστιάζουν στο τι πρέπει να φέρουν ή να πουν οι συμμετέχοντες. Αυτό το περιεχόμενο μπορεί να είναι χρήσιμο, αλλά οι διαμεσολαβητές πρέπει να είναι προσεκτικοί. Η προετοιμασία δεν πρέπει να γίνει νομική συμβουλή, στρατηγική καθοδήγηση ή τρόπος ενίσχυσης του επιχειρήματος μιας πλευράς.
Για προετοιμασία υπό την καθοδήγηση διαμεσολαβητή, η ασφαλέστερη εστίαση είναι η διαδικαστική σαφήνεια: βοηθήστε κάθε πλευρά να εξηγήσει την εκδοχή της, κάντε ουδέτερες ερωτήσεις που αναδεικνύουν πλαίσιο και χρονολογία, αποφύγετε να λέτε σε ένα μέρος ποιο αποτέλεσμα να ζητήσει και κρατήστε την εισροή του συμμετέχοντα χωριστά από την ανάλυση του διαμεσολαβητή.
Ένα επίπεδο προετοιμασίας για διαμεσολαβητές
Το Disputell είναι χτισμένο γύρω από αυτόν τον στενότερο ρόλο προετοιμασίας. Κάθε πλευρά ολοκληρώνει χωριστή καθοδηγούμενη συζήτηση προετοιμασίας πριν από τη διαμεσολάβηση. Ο διαμεσολαβητής λαμβάνει έπειτα σύνοψη μόνο για τον διαμεσολαβητή που οργανώνει ισχυρισμούς, σημεία χρονολογίου, κενά, αντιφάσεις, αβεβαιότητες και πιθανά ερωτήματα σχετικά με τη διαμεσολάβηση. Γι' αυτό η προκαταρκτική φάση διαμεσολάβησης διαμεσολάβησης πρέπει να αντιμετωπίζεται ως προετοιμασία, όχι απλώς ως διοίκηση.
Η αναφορά είναι έγγραφο εργασίας, όχι εύρημα γεγονότων. Τα μέρη δεν βλέπουν την προκαταρκτική φάση διαμεσολάβησης της άλλης πλευράς και δεν βλέπουν την αναφορά του διαμεσολαβητή. Ο διαμεσολαβητής παραμένει υπεύθυνος για κρίση, σχεδιασμό διαδικασίας, ερωτήσεις και αναπλαισίωση.
Πρακτικό συμπέρασμα
Η προετοιμασία διαμεσολάβησης είναι ισχυρότερη όταν δίνει στον διαμεσολαβητή καθαρό σημείο εκκίνησης ενώ διατηρεί ουδετερότητα και αβεβαιότητα. Ο στόχος δεν είναι να γνωρίζει κανείς τι συνέβη πριν αρχίσει η συνεδρία. Ο στόχος είναι να γνωρίζει τι χρειάζεται προσοχή, τι είναι ασαφές και πού καλύτερες ερωτήσεις μπορούν να βοηθήσουν την πρώτη συζήτηση να κινηθεί πιο παραγωγικά.