Λογισμικό διαχείρισης υποθέσεων διαμεσολάβησης έναντι εργαλείων προετοιμασίας διαμεσολάβησης

Η διαχείριση υπόθεσης και η προετοιμασία υπόθεσης δεν είναι η ίδια δουλειά

Το λογισμικό διαχείρισης υποθέσεων διαμεσολάβησης μπορεί να είναι χρήσιμο για την οργάνωση μιας πρακτικής. Μπορεί να βοηθά με υποθέσεις, επαφές, προγραμματισμό, αρχεία, τιμολόγηση, επικοινωνίες, δικαιώματα πρόσβασης και αναφορές. Για κέντρα διαμεσολάβησης, αυτές οι λειτουργίες μπορεί να είναι ουσιώδεις.

Όμως η διαχείριση υπόθεσης δεν είναι το ίδιο με την προετοιμασία διαμεσολάβησης. Μια υπόθεση μπορεί να είναι καλά οργανωμένη διοικητικά και παρ' όλα αυτά να είναι ελάχιστα κατανοητή ως προς την ουσία. Τα μέρη μπορεί να βρίσκονται στο σύστημα. Τα έγγραφα μπορεί να έχουν ανέβει. Η συνεδρία μπορεί να έχει προγραμματιστεί. Ο διαμεσολαβητής μπορεί ακόμη να μην έχει καθαρή, δομημένη εικόνα της εκδοχής κάθε πλευράς πριν από την πρώτη συνάντηση. Αυτό είναι επίσης χρήσιμο πλαίσιο για την αξιολόγηση ευρύτερου λογισμικού επίλυσης διαφορών.

Τι λύνει συνήθως το λογισμικό διαχείρισης υποθέσεων διαμεσολάβησης

Τα περισσότερα λογισμικά διαμεσολάβησης είναι ισχυρότερα όταν βοηθούν στις λειτουργίες της πρακτικής: δημιουργία και παρακολούθηση υποθέσεων, διαχείριση στοιχείων συμμετεχόντων και δικηγόρων, προγραμματισμός συνεδριών, αποθήκευση εγγράφων, αποστολή μηνυμάτων ή υπενθυμίσεων, παρακολούθηση κατάστασης υπόθεσης και υποστήριξη διοίκησης σε επίπεδο κέντρου.

Αυτές οι λειτουργίες είναι πολύτιμες. Μειώνουν τη διοικητική τριβή και βοηθούν τις ομάδες να μη χάνουν την παρακολούθηση των υποθέσεων.

Όμως ένας διαμεσολαβητής μπορεί ακόμη να χρειάζεται χωριστό επίπεδο προετοιμασίας. Το σύστημα μπορεί να γνωρίζει ότι η υπόθεση είναι εργασιακή διαφορά και ότι και οι δύο πλευρές υπέβαλαν έγγραφα. Μπορεί να μην δείχνει στον διαμεσολαβητή ότι η μία πλευρά εστιάζει σε ασυμφωνία χρονολογίου, η άλλη σε διαδικαστική δικαιοσύνη, και καμία δεν έχει εξηγήσει καθαρά τι συνέβη σε μια βασική συνάντηση.

Τι πρέπει να προσθέτουν τα εργαλεία προετοιμασίας

Ένα εργαλείο προετοιμασίας διαμεσολάβησης πρέπει να βοηθά να μετατραπεί η εισροή των συμμετεχόντων σε έγγραφο εργασίας για τον διαμεσολαβητή. Αυτό το έγγραφο δεν πρέπει να είναι απόφαση, πρόβλεψη ή νομική αξιολόγηση. Πρέπει να είναι δομημένο σημείο εκκίνησης.

Χρήσιμη υποστήριξη προετοιμασίας μπορεί να περιλαμβάνει χωριστές εκδοχές συμμετεχόντων, ισχυρισμούς οργανωμένους ανά πλευρά, σημεία χρονολογίου ως ισχυρισμούς, πεδία σύγκλισης και αντίφασης, κενά και αβεβαιότητες, και ερωτήσεις που ο διαμεσολαβητής μπορεί να θέλει να διερευνήσει.

Για ορισμένες πρακτικές διαμεσολάβησης, το ερώτημα δεν είναι "Ποιο λογισμικό διαχειρίζεται την υπόθεση;" αλλά "Πώς γίνεται ο διαμεσολαβητής έτοιμος για την πρώτη συνεδρία;"

Παράδειγμα ροής εργασίας κέντρου

Φανταστείτε ένα κέντρο διαμεσολάβησης με αρκετούς διαμεσολαβητές και σταθερή ροή εργασιακών ή εμπορικών υποθέσεων. Ένα σύστημα διαχείρισης υποθέσεων μπορεί να χειρίζεται εγγραφές προκαταρκτικής φάσης διαμεσολάβησης, αναθέσεις, προθεσμίες και έγγραφα. Αυτό βοηθά το κέντρο να λειτουργεί.

Όμως αν κάθε διαμεσολαβητής εξακολουθεί να λαμβάνει αδόμητες αφηγήσεις ή άνισα έντυπα, η ποιότητα προετοιμασίας μπορεί να διαφέρει. Ένας διαμεσολαβητής μπορεί να έχει χρόνο να καλέσει και τις δύο πλευρές. Άλλος μπορεί να βασιστεί στα έγγραφα. Άλλος μπορεί να μπει με μόνο ένα σύντομο σημείωμα προκαταρκτικής φάσης διαμεσολάβησης.

Μια ροή προετοιμασίας μπορεί να τυποποιήσει το σημείο εκκίνησης χωρίς να ισοπεδώνει την κρίση του διαμεσολαβητή.

Πού ταιριάζει το Disputell στη στοίβα λογισμικού

Το Disputell πρέπει να νοείται ως εργαλείο προκαταρκτικής φάσης διαμεσολάβησης και προετοιμασίας διαμεσολάβησης, όχι ως αντικατάσταση κάθε λειτουργίας λογισμικού διαχείρισης υποθέσεων διαμεσολάβησης. Υποστηρίζει ασφαλείς συνδέσμους συμμετεχόντων, καθοδηγούμενη προετοιμασία, συνόψεις μόνο για τον διαμεσολαβητή, ροές εγγράφου προς αναφορά, υπενθυμίσεις, branding και πρόσβαση σε dashboard, αλλά η βασική του αξία είναι το δομημένο έγγραφο εργασίας πριν από τη συνεδρία.

Αυτό το έγγραφο είναι βασισμένο σε ισχυρισμούς και μόνο για τον διαμεσολαβητή. Δεν επαληθεύει γεγονότα, δεν κάνει κρίσεις αξιοπιστίας, δεν παρέχει νομικές συμβουλές και δεν προτείνει αποτελέσματα.

Πρακτικό συμπέρασμα

Το λογισμικό διαχείρισης υποθέσεων διαμεσολάβησης βοηθά να παραμένουν οι υποθέσεις οργανωμένες. Τα εργαλεία προετοιμασίας διαμεσολάβησης βοηθούν τους διαμεσολαβητές να κατανοήσουν σε τι μπαίνουν. Η καλύτερη ροή εργασίας αναγνωρίζει και τις δύο δουλειές και αποφεύγει να συγχέει τη διοικητική ετοιμότητα με την ετοιμότητα του διαμεσολαβητή.